電帳法への対応に向けたツール選定で考慮したいポイントとは？～CoolSpools~

■迫まる2024年、電子取引のデータ保存義務化への対応

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DX推進を加速するために、企業のIT化（業務のデジタル化）は不可欠です。スピーディーな対応が求められるデジタル化課題の1つに、電子帳簿保存法への対応が上げられます。2021年には、経理の電子化による業務効率化や生産性の向上を背景に、帳簿書類の保存等に関する税制改正が行われました。2024年1月には、全ての企業に電子取引のデータ保存への対応が義務化されます。

電子取引のデータ保存とは、「電子的に授受した取引情報をデータで保存」することです。電子メールやクラウドサービスで発行した請求書や領収書など、紙ではなく電子データで取引情報をやりとりしたものは「電子取引」に該当し、それらの情報は電子データとして保存されなければなりません。また、2023年10月には、インボイス制度が開始され、デジタル化はより一層盛んになることが予想されます。電子帳簿保存法への準拠は、ペーパーレスによるコストの削減、テレワークの促進の取り組みとしても有効です。

■データ化ツールの導入、各企業が製品選定で重視するポイントは？

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帳票のデータ化対応でカギとなるツールの選定ですが、企業によって重視するポイントはさまざまです。法令順守の観点だけではなく、コンプライアンス・ガバナンスの強化など、各企業が持つ目的を達成できるかというポイントに着目することも重要です。

[ツール選定で着目する主要ポイント]

製品導入コスト
　_{・予算内での導入が可能か}

機能性（カスタマイズ性）
_{・データベースや業務システム連携、出力フォーマット変更、検索機能など、必要な機能が搭載されているか}

セキュリティ
　_{・不正や改ざん防止対策が可能か}

運用負荷の軽減
　_{・導入後に業務負荷の軽減、業務効率が向上するか}

デジタル化により改正前の厳しい規制が緩和・廃止される一方で、改正後はデータの改ざんや隠蔽などの不正があった場合には、それによって生じた重加算税が10%加重されるといった措置も整備されました。自動変換機能や出力時のパスワード設定など、ツールを有効活用し手作業の業務プロセスを減らすことは、ヒューマンエラーによる改ざん・不正の防止や業務効率化につながります。

_{※参考資料：https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021012-095_03.pdf}

■IBM i上で完結、多様な機能を搭載するデータ変換ツール「CoolSpools」

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弊社がご提供するCoolSpoolsは、IBM iユーザー向けの高機能データ変換ツールです。スプールファイルやデータベースを多彩なデータ形式に変換、カスタマイズ性に優れたソリューションであり、帳票や書類の電子化をサポートします。

CoolSpoolsの大きな特徴は下記です。

●スプールコンバータ機能
　・スプールファイルの多種なデータ形式変換（PDF, XML, CSV, HTML, TIFF, RPF）
　・変換したPDFファイルへのイメージのオーバーレイ（ロゴ、すかし、レイアウト）

●データコンバータ機能
　・データベースファイルのファイル形式変換（Excel, XML, CSV）
　・条件付き書式ルールの定義（色、フォントのカスタマイズ）

●Email機能
　・内部/外部SMTPサーバーを使用しIBM iよりメールで配布

●スプール管理機能
　・スプールファイル出力をモニターし自動変換
　・変換されたファイルをメール・FTP経由で配布可能

CoolSpoolsは、全ての処理をIBM iで行うため、ご利用の際にPCやサーバーなど他端末の用意は必要ありません。また、パスワード保護やデジタル署名など、セキュリティを高める機能の搭載、スプール管理によるファイルの自動変化機能なども搭載しております。機能ごとにライセンスが分かれており、お客様ごとに必要な機能のみご購入いただくことも可能です。

CoolSpoolsの詳細は、弊社お問い合わせ窓口までお問い合わせください。